像专业人士一样使用商务沟通工具

挑战

现代商务沟通工具，如电子邮件和聊天客户端，已经彻底改变了工作场所。它们提供了对我们的同事、经理、客户、商业伙伴和其他资源的即时访问。然而，这种优势是有代价的：如果这些消息、通知和警报没有得到适当的控制，它们可能会带来压力和困扰。

我们面临着尽快回应新通知的压力，无论其价值如何。大多数通信系统的默认设置加剧了这个问题。例如，Slack会为任何传入消息发送即时通知。事实上，越来越多的研究表明，这种"通知过载"可能产生显著的压力增加和整体工作满意度的下降。触发过载的通知数量因人而异，但可能少至每小时四个。无论级别如何，一旦达到，工作表现和整体工作满意度都会受到影响。

随着远程工作概念的兴起，这个问题变得更加严重。因为同事不共享办公空间，大部分联系通过应用程序进行。这可能导致焦虑，担心不及时回应会让同事认为他们的消息被判断为不重要——或者更糟，被忽视。

解决方案

解决方案很直接：掌控您的沟通。让电子邮件和Slack为您服务，而不是在任何给定时间决定您应该做什么。这并不意味着您将开始忽略消息。相反，您将在有时间和精神带宽时处理消息。通过这样做，您将准备好专注于通知（以及它们涉及的任何任务），以便您可以更高效、更及时地处理它们。

拉取 vs 推送 - 管理通知

重新获得对沟通渠道控制的第一步是关闭或减少通知的音量。这被称为"拉取"策略，与"推送"策略相对。"推送"策略下的通知在它们到达的那一刻就打断您。这是一种分心，如前所述，可能会带来极大的压力。"拉取"概念意味着您在准备接受新消息时主动寻找它们。这已被证明是处理频繁通信的更高效方式。

	拉取	推送
行为	用户在准备好时检查新通知	应用程序在每个新通知时要求注意
优点	非侵入性	实时通知
缺点	接收新消息的延迟	专注时间的中断
使用案例	大量传入通知	少量传入通知

让我们看一个简短的例子来演示。

即使您关闭通知，您仍然会收到消息。您仍然会检查新消息；然而，使用拉取模型，您将按照适合您的时间表这样做。这可能涉及每小时检查一次Slack、您的电子邮件等，看看有什么新的需要关注的。当您每小时这样做一次时，您打断注意力工作的频率要低得多——也许每天16次——每小时两次。当您启用通知时，您每小时收到超过两个通知的频率有多高？您很可能最少收到46-60个，如果有额外的项目工作正在进行，会更多。您收到的通知总数也将帮助您确定采用哪种模型来最小化中断次数——这里有一个计算，显示了两个很可能在同一家公司工作的用户的使用案例差异。

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	拉取	推送
场景1：用户收到3个通知	用户每天会被打断16次	用户每天会被打断3次（更好）
场景2：用户每天收到60个通知	用户每天会被打断16次（更好）	用户每天会被打断60次

每个人都会有不同的"正确"检查新消息的次数。在某些情况下，拉取策略是不现实的（例如，每个新票据必须尽快解决的呼叫中心）。但是，在大多数情况下，存在一个平衡点，您可以了解新消息的最新情况而不被持续打扰。像这样在一致的时间表上批量接收消息和通知已被证明可以缓解通知过载造成的压力。几乎每个通知都可以等待；那些紧急的将被更紧急的沟通方式跟进，如电话。

在日历中使用专注时间

当涉及专注时间时，您的日历是另一个有用的资源。例如，有些人在一天的早期时间最有生产力。所以，如果您是这些人中的一员，您可以从上午9点到11点封锁您的日历，这样当您非常努力工作时（并且不检查电子邮件或通知）没有人会试图占用您的时间。这本质上是与自己的会议。此外，因为它在您的公共日程表上，人们会理解除非有紧急情况，否则不要接近您——就像任何其他会议一样。

重新获得对沟通控制的第三种技术是Shan Huang的简化版"搞定事情"框架，目标是秘密排队您的消息，在您可以时访问它们，并在完成时归档它们。使用过滤器来首先将垃圾邮件和垃圾邮件排除在收件箱之外也有帮助。这个概念最常与电子邮件和Slack相关联，但可以应用于您参与的任何沟通工具。

从高层次来看，它看起来像这样：

图像-1

Shan的简化GTD模型。让我们看看该框架在两个最突出的沟通工具Gmail和Slack中是如何工作的。

在Gmail中

图像-2

当您与消息交互时，您要么处理并归档它，要么将其标记为未读（即未处理），这样您就知道需要稍后回到它。最终目标是避免在收件箱中有标记为"已读"的项目——一切已读的都已处理，一切已处理的都被保存。

记住这并不意味着您的收件箱必须始终完全空白是很重要的。（您还应该快速删除/取消订阅您已订阅的任何垃圾邮件列表，以便垃圾邮件不会使您的收件箱过载。）以这种方式处理通信意味着您的收件箱中应该有显著更少的电子邮件——理想情况下，10个或更少。最重要的是，这种技术意味着如果您的收件箱中有未读电子邮件，它需要关注。这也可以将您的收件箱变成一个非正式的待办事项列表；如果您不确定接下来要做什么，查看最旧的未读电子邮件。

在Slack中

图像-3

"搞定事情"框架可以应用于各种工作场所沟通工具。例如，Slack包括一个名为"提醒我这个"的工具，可以用来确保您不会错过重要的通信。您可以使用此功能请求Slack在当天晚些时候甚至另一天重新浮现消息。例如，如果您在周五晚些时候收到一条消息，希望在下周一早上第一件事处理，这很有用。您也可以使用"标记为未读"，这与上面的gmail操作类似。

结论

掌控您的商务沟通工具是掌控您一天的重要一步。对您的专注时间和您吸收的消息做出有意识的选择将使您能够更高效地工作，减少干扰。这也将帮助您掌握事情并避免错过消息——像零收件箱这样的功能保证您将有一个清晰的重要事项列表。